E-Mail Archivierung ist Pflicht
Zum 31.12.2016 endete die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD*-Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen.
Im Klartext heißt es hier, dass auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt enthalten (z.B. elektronische Handels- und Geschäftsbriefe) im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen sind.
Es reicht zukünftig nicht mehr aus, ein- und ausgehende PDF’s abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz – beispielsweise E-Mail-Inhalte – in einer revisionssicheren Form bereitzuhalten.
Die Geschäftsführer eines jeden Unternehmens müssen sich hier in der Pflicht sehen und ab dem 1. Januar 2017 den Anforderungen nach der GoBD entsprechen.
*GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Was ist im Bereich der E-Mail Archivierung zu beachten?
Mit den GoBD vollzieht die Finanzverwaltung weitere Schritte auf dem Weg der vollständigen Gleichbehandlung von digitalen Unterlagen und Papier-Dokumenten.
Damit verbunden sind jedoch auch einige Konkretisierungen und Verschärfungen, die etwa die Aufbewahrungsmodalitäten rund um die Archivierung geschäftlicher und steuerlich relevanter E-Mails betreffen. Allgemeine Punkte innerhalb der GoBD bilden Anforderungen an die:
- Unveränderbarkeit der Daten
- Die Möglichkeit zur maschinellen Auswertung sowie
- Richtlinien zur Verfahrensdokumentation
Welche Lösungen bietet die ITR Service GmbH?
Wir bieten Ihnen individuelle Beratung und eine TÜV-zertifizierte Lösung, schon ab 5 € pro Postfach im Monat.
Diese Lösung umfasst:
- Revisionssichere Archivierung Ihres gesamten Mailverkehrs
- Zugriff auf Ihre Mailarchiv direkt aus Outlook, über Ihr Mobiltelefon oder einen Browser
- Archivierung der bereits vorhandener E-Mails
Wollen Sie sich absichern?
Ausführlichere Informationen finden Sie in unserer Leistungsübersicht.
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